Ya sea en diversas circunstancias: la instalación de un negocio nuevo o la movida de una empresa entera, irse a vivir a un departamento solos por primera vez o mudarse a una casa más grande porque se agrandó la familia, o más chica porque los chicos crecieron...cada una de esas instancias requiere una logística fisica importante de soporte, y una mente preparada para contingencias en todo momento.
Me ha tocado asesorar a varias personas y empresas en estas ocasiones y podría resumirse en algunos pasos básicos a tener en cuenta:
A) De donde vamos /De dónde partimos:
Primero que nada obviamente deberá contarse con un presupuesto y estudio de proveedores del rubro para organizarnos. Y además, hacernos ciertas preguntas. Una vez definido el proveedor se coordinará con él, fechas, horarios, recorridos y en la previa, los contenedores para embalar las pertenencias.
Hay muchos proveedores que brindan el servicio completo, es decir, uno solo mira y supervisa...como los operarios embalan y envuelven todo: Tiene sus costos pero obviamente tambien sus beneficios!
_ A dónde voy, me llevo algo de donde vengo? Todo?
Hay que establecer el mapa de piezas o muebles que deban trasladarse.
_ Alguno requiere desarmado especial? Todos entran o salen por las puertas en el camino hacia el transporte? _ Todos van al nuevo domicilio? En algunas ocasiones se aprovecha para depurar el mobiliario y algunos ya pueden llevarse al local de remates, a la casa de la abuela, o la casa de afuera , al amigo que lo aprecia o a donación, en todo caso, hacer recorridos simples y evitar traslados dobles nos ayudará en los tiempos y presupuestos.
_ En otros casos, usualmente cuando hay obras, puede ser necesario que vayan a depósitos transitorios, aguardando fecha propicia para liberarse a nuevo destino.
_ Es importante el correcto embalaje de cada item y el cuidado segun el material y riesgo de cada uno, así como el etiquetado y señalizacion: son temas que hacen a la velocidad más ágil de movida y tambien para encontrar todo una vez en el nuevo espacio, poder tener todo reubicado en forma eficiente.
_ Algun mueble requiere restauración o retapizado? Es ocasion para aprovechar tambien a trasladarlo al proveedor que lo haga y vaya directo de éste al nuevo domicilio.
_ Tenemos piezas que requieran transporte especializado? Ejemplo: Obras de arte especiales, equipos o instrumentos de música pesados o configurados especiales, etc hay proveedores de mudanzas especializados o con experiencia en esos temas. Acá es cuando hay que evaluar los riesgos eventuales: ¿Lo que ahorro con la mudanza mas barata me cubre si se me rompe el ultimo modelo de Bang and Olufsen, o la escultura china del siglo pasado traida en un viaje alrededor del mundo del abuelo?
B) Nuevo domicilio:
_ Todos los muebles entran por un recorrido prefijado o alguno requiere acceso especial, izado por exterior, acceso por escaleras (verificar maniobras y medidas en curvas, alturas de ascensores, etc)
_ Hay que hacer reformas previas o esta pautada alguna obra previo a la mudanza? Debe estar todo en condiciones de recibir las nuevas piezas en fecha convenida y/o establecer un plan B de contingencia ante eventualidades.
_ Todos los muebles que vienen de antes entran en el nuevo espacio? Se requieren mas? Aprovechamos para redecorar o refuncionalizar espacios?
Acá es cuando es útil establecer un plano que contemple un relevamiento de medidas de muebles existentes y los usos y ubicaciones en plano "proyectado en nueva direccion" De la comparación de ambos pueden surgir propuestas de mejoras, muchas veces incluso puede aprovecharse mejor existencias y otras, revisar, reciclar o adquirir nuevas, que deberán integrarse al nuevo espacio.
Lo ideal es que mientras en el domicilio viejo se prepara el embalaje de lo existente o el personal se acomoda a la transición, en el nuevo se hagan las obras requeridas para la adaptacion. Todo eso puede demorar desde hacerse en el dia , a varias semanas...
_ Si son oficinas, hay mas puestos de trabajo previstos? Usualmente lo mínimo puede ser adaptar la instalación eléctrica existente a nuevos puestos, o implementar un nuevo layout para más secciones, todo lo cual debe pautarse desde antes.
La confeccion de planos con indicaciones de cuáles son piezas a recuperar y ubicar y cuales nuevas es de utilidad para controles generales de trabajos a realizar o contratar, como se puede ambientar a nuevo, aggiornar, etc
En el caso de las oficinas, los desfasajes o poco "Pienso" en esas cosas traen como consecuencia una interrupcion de facturación o al menos de rendimiento del personal. En el caso de particulares, extender el stress normal de estas instancias que puden evitarse dilataciones innecesarias o al menos, previsibles.
Aun en el caso de mudanza con poquisimos recursos y que te ayude el familiar con su camioneta el fin de semana o la empresa internacional que mude 400 puestos de trabajo, esas pautas deben resolverse igualmente, cada uno con los recursos con que cuente pero debe existir la preocupación y resolución de los mismos.
_ Traslado de servicios y cambio de domicilio de los mismos
Hay que prever con anterioridad, segun las demoras de cada uno, el traslado de servicios de cable, internet, energía eléctrica, líneas telefónicas, etc y coordinar su instalación nueva. Y coordinarlos con proveedores complementarios que se requieran.
_ Traslado de equipos o instalaciones que no realice el servicio de mudanzas: Ejemplo: Si hay equipos de aire acondicionado que deban trasladarse es útil llamar al service, que los desmonten y aprovechen para evaluarlos, limpiarlos o realizarles el mantenimiento , para luego instalarlos en nuevo lugar.
Si son nuevos, habrá que ver compra con tiempo para agendar instalaciones.
El día de la mudanza deberá tenerse claro quienes intervenrán y en donde de forma que no interfieran unos con otros. A veces es más útil la secuencia y no la superposición..
_ Traslado de papelería y datos legales de la empresa a nuevo domicilio. Habilitaciones comerciales o gestiones que sean necesarias para comenzar a operar en nuevo lugar físico.
Hay tantas cosas a evaluar como cuidadoso sea el propietario o compleja la movida, pero siempre hay recursos para resolverlo si se piensan y diseñan los pasos con tiempo para poder luego disfrutarlo a pleno una vez instalados.
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